Prozessaufnahme für IP-Software – Vorgehen

Die Prozessaufnahme für IP-Software ist die strukturierte Erfassung aller Abläufe rund um das geistige Eigentum (IP, Intellectual Property) eines Unternehmens, bevor eine neue Verwaltungssoftware eingeführt wird. Sie beantwortet drei Fragen: Wie läuft es heute? Wo hakt es? Und wie soll es künftig laufen? Betrachtet werden typische Vorgänge wie die Erfindungsmeldung aus der Entwicklung, die Entscheidung über eine Anmeldung, die Fristenüberwachung, die Zahlung von Jahresgebühren und die Abstimmung mit der Patentanwaltskanzlei. Ohne diese Grundlage wird die Software nach Bauchgefühl eingerichtet – und bildet dann oft die Umwege von gestern digital ab. Für mittelständische Unternehmen im Raum München ist die Prozessaufnahme deshalb der wichtigste Schritt vor jeder Systementscheidung.

Am Anfang stehen kurze Gespräche oder Workshops mit allen, die an IP-Vorgängen beteiligt sind. Dabei wird ein Vorgang von Anfang bis Ende durchgespielt, etwa: Eine Ingenieurin hat eine Idee – wie und wo meldet sie diese, wer bewertet sie, wer entscheidet über die Anmeldung, wann wird die Kanzlei eingeschaltet? Die Ergebnisse werden als einfacher Ablauf skizziert, gerne mit Haftnotizen an der Wand oder als Prozesslandkarte. Wichtig ist, den tatsächlichen Ablauf zu erfassen, nicht den, der im Handbuch steht. Häufig zeigen sich dabei Lücken: Rückfragen per E-Mail, die niemand dokumentiert, doppelte Fristvermerke in verschiedenen Kalendern oder Freigaben, die nur mündlich erfolgen. Aus dem Ist-Zustand entsteht anschließend der Soll-Prozess. Er legt fest, welche Schritte die Software künftig unterstützt, wer welche Rolle hat und welche Informationen an welcher Stelle gebraucht werden.

In kleinen und mittleren Unternehmen ist IP-Wissen oft auf wenige Personen verteilt. Die Prozessaufnahme macht dieses Wissen sichtbar und unabhängig von Einzelnen – ein Gewinn, der auch ohne neue Software bleibt. Sie liefert außerdem eine solide Grundlage für die Auswahl: Wer seine Anforderungen kennt, kann Anbieter gezielt vergleichen und vermeidet teure Nachbesserungen. Nicht zuletzt schafft sie Akzeptanz, weil die Beteiligten früh gehört werden und ihre Erfahrung einbringen. Eine neutrale Moderation hilft, wenn Abteilungen unterschiedliche Sichtweisen haben, etwa Entwicklung und Controlling bei der Frage, wann eine Erfindung angemeldet wird. FK ConSolution begleitet solche Workshops mit Blick auf Abläufe und Zusammenarbeit, nicht auf die Technik. Industrieunternehmen zwischen Ulm und München nutzen die Ergebnisse häufig auch, um Zuständigkeiten neu zu ordnen.